در جایگاه مدیر یک سازمان، استرس یا همان فشار کار تنها بخشی از معضلات شما است؛ یعنی تمام فشار ناشی از پایبندی به تعهدات و زمان تشکیل جلسات، رسیدگی به کارکنان، و در کل تلاش برای نظارت بر همه‌چیز.
استرس بیش از حد می‌تواند در بهره‌وری و عملکرد شما اختلال ایجاد کند و همچنین بر سلامت جسمی و عاطفی شما اثرگذار باشد. و در نهایت، استرس عاملی مخرب در روابط میان همکاران و حتی زندگی شخصی افراد است.
پژوهش مؤسسه‌ی ملی ایمنی و سلامتِ شغلی (مرکز کنترل بیماری‌های ایالات متحد) نشان می‌دهد که درصد آمریکایی‌هایی که در محل کار تحت استرس قرار دارند بیش از اندازه است و روندی افزایشی دارد؛ تعداد آمریکایی‌هایی که در محل کار «شدیداً تحت فشار هستند» بین ۲۹ تا ۴۰ درصد است.
پس پرسش اصلی این است که برای کاهش استرس چه باید کرد؟ در زندگی پرسرعت امروز، نمی‌توان استرس را کاملاً حذف کرد؛ با این حال، به‌عنوان مدیر یک مؤسسه یا شرکت دست‌کم می‌توانید سعی کنید عوامل استرس‌زا را کاهش دهید و تکنیک‌هایی برای مدیریت مؤثر استرس داشته باشید.
برای شروع مدیریت استرس مهم است که علل آن را شناسایی کنید، چون به شما کمک می‌کند تا محرک‌های استرس را بشناسید و همه‌چیز را تغییر دهید. برخی از این‌دست عوامل استرس‌زا در محل کار عبارتند از: فعالیت بیش از حد، ساعات کاری طولانی، موضوعات شغلی نامناسب، خواسته‌های متضاد، عدم نظارت مکفی در محیط کار، سلامت جسمانی، روابط در محل کار، مسائل مالی، فقدان حمایت جمعی، مسائل کارکنان یا مسئله پیدا کردن با آنها.
به یاد داشته باشید که افراد با یکدیگر متفاوتند و از مختصات خاص خود برخوردارند؛ هر کس به‌طریقی به استرس واکنش نشان می‌دهد. گاهی اوقات هیچ دلیلی برای استرس وجود ندارد اما ترکیبی از عوامل کوچک استرس‌زا می‌تواند تبدیل به یک معضل جدی شود.
در این گفتار چند ایده و نکته کلی مطرح می‌کنیم که در کاهش استرس مؤثرند. سعی کنید آنها را عملیاتی کنید و فراموش نکنید که پایبندی به این ایده‌ها عامل اصلی در کاهش استرس شما هستند.
۱- روز خود را درست شروع کنید و آماده باشید
پراسترس ترین زمان روز همین اول صبح است یا زمانی که شیفت کاری خود را شروع می‌کنید. بنابراین هر روز صبح قبل از این که برنامه‌ی روزانه را شروع کنید، چشم‌های‌تان را ببندید و وظایف مهم آن روز را، از قبیل قرار ملاقات و جلسات را مرور و بازه‌ی زمانی هر یک را مشخص کنید. وظایف خود را به ترتیب اهمیت اولویت‌بندی کنید. اگر ممکن است فراموش کنید، حتماً آنها را یادداشت کنید. به این ترتیب، ایده‌ای آزمایشی خواهید داشت که روزتان چه‌طور پیش خواهد رفت، و احتمالاً به چه کارهایی می‌رسید و به چه کارهایی نه.
بعداً در طول روز این چک‌لیست را علامت بزنید. با این کار لازم نیست نگران انجام کاری باشید یا نگران اینکه ممکن است فراموش کرده باشید کاری را انجام دهید. به‌عبارت دیگر، به‌جای سخت‌تر کارکردن، هوشمندانه‌تر عمل کنید.
۲- امکانات رفاهی در محل کار و تاثیر آن بر کاهش استرس
از آنجایی که استرس هم به‌صورت فیزیکی و هم ذهنی بر ما اثرگذار است، هر کاری که می‌تواند محیط کار را به فضایی سالم‌تر تبدیل و سلامت شما و کارکنان‌تان را تضمین کند انجام دهید. شیوه‌های مختلف و مؤثری برای این کار وجود دارد: میان‌وعده‌های غذایی سالم، تشویق افراد به استراحت کردن، امکانات ورزشی، ابزارهای درمانی یا چکاپ سرپایی کارکنان.
(برای داشتن میان‌وعده‌های غذایی سالم در محیط کار می‌توانید از سرویس اشتراک میان‌وعده ریزخور استفاده کنید. ریزخور هر دو هفته یک بسته میان‌وعده سالم و خوشمزه برای کارکنان شما تهیه می‌بیند و برای آنها ارسال می‌کند. برای اطلاعات بیشتر مقاله معجزه سرویس میان‌وعده ریزخور برای کسب و کارها مطالعه کنید.)
بی‌تردید شرکت شما با ارائه‌ی برنامه‌های سلامت جامع که مستلزم سلامت فیزیکی، روانی و مالی است، تبدیل به محیطی خواهد شد که نه‌تنها در آن نیروی کار شادتر و سالم‌تر هستند، بلکه شما و کارکنان‌تان همگی از شر استرس‌های جدی خلاص می‌شوید.
۳. ظاهر محیط کار خود را تغییر دهید و سازماندهی کنید
محیط به‌خودی‌خود استرس‌زا است. در مورد فضای محل کار خود فکر کنید و ببینید برای سلامت روحی کارکنان چه عناصری دارد یا از چه عناصری برخوردار نیست. در مقام مدیر یک سازمان (شرکت، مؤسسه و غیره)، بهبود فضای محل کار و حتی نظافت آن به کاهش استرس کمک می‌کند. مثلاً، از بی‌نظمی و درهم‌وبرهمی محیط کار جلوگیری کنید، سعی کنید از فایل‌ها برای جداسازی اسناد مربوط به پروژه‌های مختلف و مرتب کردن آنها استفاده کنید. این کار در وقت نیز صرفه‌جویی می‌کند. یا می‌توانید رنگ‌آمیزی محیط را تغییر دهید، از گیاهان متنوع و مناسب استفاده کنید، حتی مبلمان و ظروف را هم عوض کنید. اگر فضای مناسب داشته باشید، افزودن امکانات تفریحی مثل میز پینگ‌پنگ یا فوتبال‌دستی هم بد فکری نیست. از این طریق به کارکنان اجازه می‌دهید استرس را ازخود دور کنند، حتی به‌مدت چند دقیقه! هر تغییری که رضایت کارمندان را افزایش دهد موجب کاهش استرس شما نیز می‌شود.
۴. تاثیر حفظ تعادل زندگی و کار و کمک آن به کاهش استرس
استرس مزمن یکی از رایج‌ترین مشکلات سلامتی در محیط کار است. برای اجتناب از اثرات منفی استرس مزمن و فرسودگی شغلی، حفظ تعادل کار و زندگی مهم است. باید همیشه به سطحی از شرایط پیشااسترس بازگردیم تا عملکردمان مخدوش نشود. این فرایند بازیابی نیازمند این است که دکمه‌ی خاموشی کار را فشار دهیم! نه درگیر فعالیت‌های کاری شویم و نه حتی به آنها فکر کنیم. وقت بیشتری برای سایر فعالیت‌های مورد علاقه‌ی خود صرف کنید. با این کار به سلامت روحی و جسمی خود کمک می‌کنید. از همه مهم‌تر، رهایی از افکار مداوم پیرامون مسائل کاری و استرس ناشی از آن است که امکان تفکرانه خلاقانه را، که از مهم‌ترین ویژگی‌های هر مدیر موفقی است، از شما سلب می‌کند.
سعی کنید بیشتر با خانواده و دوستان وقت بگذرانید: نوشیدن چای یا قهوه به‌همراه دیگران موجب می‌شود فکر شما خودکار از پریشانی‌ها منحرف شود؛ و این در مورد مطالعه نیز صادق است. همچنین، هیچ‌وقت دست رد به سینه‌ی تعطیلات نزنید؛ تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات طولانی‌تر که هر از گاهی امکان‌پذیر هستند.
۵. روابط خود را با اعضای تیم بیشتر و بهتر کنید
اینکه بخواهید به‌تنهایی کار کنید و استرس را نادیده بگیرید اصلاً ایده‌ی خوبی نیست. مشکلاتی که نادیده گرفته می‌شوند شاید در کوتاه‌مدت جدی نباشند اما به‌زودی دوچندان قوی‌تر بازمی‌گردند و افکار شما را به‌شدت مغشوش می‌کنند. در عوض با اعضای تیم خود تماس بگیرید و با آنها در مورد مشکلات صحبت کنید؛ چه‌بسا توصیه‌هایی داشته باشند که مفید باشد یا راهکارهایی مطرح کنند که به‌کلی منشأ استرس شما را محو و نابود کنند. وانگهی، وقتی به کمک نیاز دارید، حتماً به دیگران بگویید! فرهنگ کار ما نیازمند به‌کارگیری بیشترین تعامل برای کسب حداکثر دستاورهای ممکن است.
وظایف را طبقه‌بندی و اولیت‌بندی کنید. برخی وظایف کم‌اهمیت را که نیازمند نظارت مستقیم شما نیست به یکی از اعضای تیم محول کنید. مجبور نیستید بر همه‌چیز نظارت و مدیریتی متمرکز اعمال کنید.
فراموش نکنید که پیوندهای دوستانه برقرار کنید و کارمندان خود را بهتر بشناسید. آنها از شما تقدیر خواهند کرد و با این کار کارکنان خود را شادتر و آسوده‌خیال‌تر می‌کنید؛ به‌ویژه که محیط کار دوستانه اساساً ضد استرس است!
۶. منظم کار کنید، منظم استراحت کنید
اگر حجم کارتان زیاد است، باید در طول روز مرتباً استراحت کنید. کار بی‌وقفه بی‌شک بر عملکرد و بهره‌وری شما تأثیر منفی دارد؛ در حالی که تنها ۲۰ دقیقه استراحت برای صرف ناهار یا میان‌وعده‌های غذایی سالم بهره‌وری شما را به‌مراتب افزایش می‌دهد و متمرکزتر می‌شوید. این حق شماست! در صورت امکان، برای استراحت از محل کار خارج شوید و به پیاده‌روی بروید، و وقتی برمی‌گردید احساس می‌کنید انرژی بیشتری دارید و برای کار آماده‌ترید.
همچنین، ساعت کار خود را تنظیم کنید، و تا حدی که امکان دارد به آن وفادار باقی بمانید. مطمئن باشید با این شیوه همیشه بهترین بهره‌وری ممکن را خواهید داشت و به‌قول غربی‌ها بهترین کار خودتان را ارائه می‌کنید.
۷. به‌جای افزودن بر تعارضات، آنها را شناسایی و مدیریت کنید
تعارضات در هر سازمانی چه بین همکاران چه بین مدیران رخ خواهد داد و اجتناب‌ناپذیر است. با این حال، نحوه‌ی مواجهه‌ی شما با این تعارضات مهم است: اینکه آیا استرس‌زا رفتار می‌کنید یا سازنده و رافع هر گونه استرس و معضلی.
در مقام مدیر، وظیفه‌ی شما این است که تیم خود را در کنار هم و یکپارچه نگه دارید. یعنی اگر بین کارمندان نزاع وجود دارد، باید به‌درستی و به‌طور مثبت به آن پرداخته شود. پیش‌تر گفتیم که نادیده‌گرفتن معضلات، آنها را از بین نمی‌برد: دوچندان قوی‌تر بازمی‌گردند و بزرگ‌تر می‌شوند. و البته، شما باید از تعارض با هر کسی اجتناب کنید، چون این کار به سلامت جسمی و روحی شما جداً آسیب می‌رساند. گرچه درگیری بین همکاران اغلب وجود دارد، اما نباید به آن دامن زد و به استقبال دردسر رفت!
بهتر است خاستگاه تعارضات را رفع کنید: مثلاً غیبت نکنید! نظرات شخصی خود را در مورد مذهب، سیاست و مسائل روزمره تا حد ممکن بدون تعصب مطرح کنید یا اصلاً مطرح نکنید! از طنز گزنده دوری کنید، گرچه لطیفه‌گویی به‌شیوه‌ی درست می‌تواند فضای مثبتی ایجاد کند. فراموش نکنید، تعارضات در نهایت به سراغ شما خواهند آمد، پس باید از پیش آماده باشید.
۸. برای جلوگیری از استرس اهداف را برای اعضای تیم تصریح کنید
اهدافی روشن برای اعضای تیم ترسیم کنید. با تعیین اهداف مشخص، اعضای تیم شما نیازی به تأملات طولانی و سخت در مورد وظایف اولیه‌ی خود نخواهند داشت. این کار آنها را به حرکت وامی‌دارد و بر روی کار مهمی که در دست دارند تمرکز می‌کنند؛ در غیر این‌صورت، کار را به روش خودشان پیش می‌برند که احتمال خطا را افزایش می‌دهد. عدم تصریح اهداف در نوع خود اتلاف وقت است. چون هر کاری که اشتباه انجام شود باید از صفر شروع کرد و همین مسئله استرس‌زا است. با تعیین و تصریح اهداف هم شما و هم کارکنان‌تان دقیقاً می‌دانید چه می‌خواهید و چه‌طور باید پیش بروید.
۹. از کمک به کارکنان مضایقه نکنید
عجیب نیست که وقتی به دیگران کمک می‌کنید احساس خوبی دارید. ژورنال آمریکایی سلامت عمومی در پژوهشی نشان داد که که وقتی کسی با استرس سر و کار دارد اما هم‌زمان به دیگران کمک می‌کند، خطرات جسمانی مرتبط با استرس را کاهش می‌دهد.
وقتی بیش از حد استرس دارید چرا باید به دیگری هم کمک کنید؟ احمقانه به نظر می‌رسد، نه؟ با این حال، وقتی به‌جای تمرکز بر خود به مشکلات دیگران فکر می‌کنید، منفی‌گرایی را کاهش و به خود امکان و فرصتی برای مدیریت استرس خودتان می‌دهید.
بنابراین اگر احساس استرس می‌کنید، سعی کنید به اعضای تیم خود کمک و خود را مشغول کارهای دیگر کنید. این کار نه‌تنها به شما کمک می‌کند استرس خود را مدیریت کنید، بلکه شما را به یک مدیر مؤثر و سازنده تبدیل می‌کند.
۱۰. از مدیریت متمرکز کارکنان دست بردارید
مسئولیت شما این است که مطمئن شوید همه چیز درست پیش می‌رود. اما، قرار نیست که همه‌چیز را از نزدیک کنترل و استرس کارکنان را هم به خود منتقل کنید. اینکه بخواهید همه‌چیز در حد ایده‌آل باشد نه‌تنها خوب نیست، که غیرممکن است! فقط موجب افزایش استرس می‌شود. امور به‌هرترتیب پیش می‌روند، و مشکلات حل می‌شوند. اما سلامت روحی و جسمی شما از دست می‌رود و گاه ممکن است هرگز به حالت قبل بازنگردد. توماس کارن در یکی از مطالعات خود نشان داد که ایده‌آل‌گرایی به‌شدت بر سلامت روان اثرگذار است، و موجب اضراب و افسردگی می‌شود.
فراموش نکنید که کارکنان شما همگی قادر به انجام وظایف خود هستند. نقش اصلی شما نظارت غیرمتمرکز بر آنها و تشویق‌شان است، نه اینکه تمام جزئیات عملکردشان را بررسی کنید. بنابراین سعی کنید زمان و انرژی خود را صرف انتظارات منطقی‌تر کنید. تلاش برای انجام بهترین کار «ممکن» و سپس تبریک گفتن به خود و تیم‌تان بهترین راهبرد است.
۱۱. بپذیرید چیزهایی تحت کنترل شما است و بسیاری چیزها خارج از کنترل
یاد بگیرید که بسیاری از چیزها خارج از کنترل شما هستند. بر کاستی‌های خود تمرکز کنید، اما سعی نکنید چیزی باشید که نمی‌توانید باشید. هر یک از ما محدودیت‌هایی داریم که باید آنها را درک کنیم. در عوض، راه‌هایی پیدا کنید که چیزهایی که خارج از کنترل شما هستند قابل‌تحمل شوند. مثلاً، عصبانیت از ترافیک کاملاً بی‌فایده است. بهترین کاری که می‌توانید بکنید این است که به‌اندازه‌ی کافی زودتر از منزل خارج شوید تا فرصت کافی برای رسیدن به محل کار داشته باشید. نمی‌توانید ترافیک را کنترل کنید، اما زمان خروج از منزل در اختیار خودتان است!
وانگهی، اگر شما حجم کارتان بسیار زیاد است، بپذیرید که قادر به انجام همه‌ی این کارها نیستید. اعتراف به ناتوانی‌های‌مان نخستین گام در حل مشکلات غیرقابل کنترل است. اینکه بیشتر یا سخت‌تر کار می‌کنید چیزی بیشتر از یک توهم نیست!
سعی کنید کنترل امور را تا حد ممکن در دست بگیرید. مثلاً به کارهای اضافی به‌سادگی بگویی «نه!». اجازه دهید هم خودتان و هم دیگران به شما واقع‌بینانه نگاه کنند. هیچ‌کس سوپرمن نیست! در غیر این‌صورت کیفیت کارتان کاهش پیدا می‌کند، اطرافیان را ناراحت می‌کنید، و بیش از حد استرس می‌کشید؛ از همه مهم‌تر سلامت جسمی خود را به مخاطره می‌اندازید.
۱۲. وظایف متعدد استرس را تشدید می‌کند
شاید انجام چندین کار با هم راهی هوشمندانه برای افزایش بهره‌وری به‌نظر برسد، اما در حقیقت کارایی به‌مراتب کمتری دارد. افرادی که چندین کار را با هم پیش می‌برند استرس زیادی را تجربه می‌کنند؛ بگذریم که در عمل تمرکز بر چندین وظیفه، اگر نگوییم غیرممکن، اما بسیار دشوار است. در چنین شرایطی، حتی وقتی از کار فارغ می‌شوید باز هم تبعات استرس را تحمل می‌کنید: احساس پریشانی ذهن، عدم تمرکز، و اضطراب شدید که چه‌بسا به روان‌تنی بیانجامد و به درمان‌های طولانی روان‌پزشکی نیاز داشته باشید. سعی کنید به‌جای چند کار، روی یک کار متمرکز شوید و پس از فراغت از آن به کار دیگری ورود کنید. این بهترین شیوه‌ی مدیریت چندین کار مهم است.
۱۳. بر کار خود متمرکز باشید
حواس‌پرتی در حین کار شکل‌های مختلفی دارد: درگیری با رسانه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها، شایعات، یا حتی تماس‌های تلفنی دوستان. چنین وقفه‌هایی در کار، جریان افکار شما را منقطع می‌کند و تمرکز شما را کاهش می‌دهد. وقتی ذهن شما منحرف می‌شود، به زمان قابل‌توجهی نیاز دارید تا مجدداً تمرکز کنید و در نتیجه زمان لازم برای تکمیل کار را نخواهید داشت. این محدودیت زمانی اغلب از مهم‌ترین دلایل استرس در محیط کار هستند. و در پایان روز، تعجب خواهید کرد که چرا نتوانستید کارهایی که برای آن روز برنامه‌ریزی کرده بودید را به اتمام برسانید.
در مقام مدیر یک سازمان، امکان‌های بالقوه‌ی فراوانی دارید و بهره‌وری شما به محیط کاری اطراف شما بستگی دارد. تقریباً غیرممکن است که با حواس‌پرتی موفق شوید امور را مدیریت کنید. هر کاری لازم است انجام دهید تا از این عوامل حواس‌پرتی اجتناب کنید و به برنامه‌ی خود پایبند باشید.
یک راه‌حل ساده قفل‌کردن موبایل است، اصلاً صدای گوشی را قطع کنید یا زنگ گوشی را فقط برای تماس‌های ضروری فعال کنید. حتی اگر می‌توانید گوشی را از دسترس خود دور نگهدارید. به اعضای خانواده یا دوستان بگویید که اگر کار مهمی ندارند در زمانی مشخص، مثلاً وقت صرف ناهار، با شما تماس بگیرند.
۱۴. رژیم غذایی خود را متعادل و ورزش کنید
طبق گفته‌ی انجمن روانشناسی آمریکا، یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید برای مدیریت استرس انجام دهید این است که سبک زندگی سالمی داشته باشید: خواب کافی در شب، صرف وعده‌های غذایی و میان‌وعده‌های غذایی سالم در طول روز، نوشیدن آب فراوان، و ورزش. به طور خلاصه، این فعالیت‌ها سلامت شما را افزایش می‌دهند، خلق و خوی شما را بهبود می‌بخشند، و شما را نسبت به انواع استرس مقاوم‌تر می‌کنند. گنجاندن این برنامه‌ها در زندگی روزمره در ابتدا دشوار به‌نظر می‌رسد اما ارزش زیادی دارد.
۱۵. مثبت‌اندیشی دشمن استرس
همه‌ی ما افراد منفی‌باف را دیده‌ایم و چه‌بسا بارها و بارها با آنها سر و کار داشته‌ایم: از سر صبح انگار که از دنده‌ی چپ بلند شده‌اند و قصد دارند روزگار همه را سیاه کنند! آفت یک مدیر خوب منفی‌اندیشی است. درست است که همه به‌یک‌اندازه اجتماعی نیستند یا به‌راحتی دوست پیدا نمی‌کنند؛ و هیچ‌کس هم از شما نمی‌خواهد که اعضای تیم خود را به بهترین دوستان خود تبدیل کنید. اما می‌توانید نسبت به آنها مثبت‌اندیش باشید و از منفی‌بافی و کج‌خلقی پرهیز کنید.
روزهای سخت اجتناب‌ناپذیر هستند و اوقاتی هستند که با خود می‌گوییم بدتر از این ممکن نیست. برای غلبه بر معضل منفی‌بافی باید هوش عاطفی خود را پرورش دهید؛ مهارتی که اساساً فراگیرتر از چیزی است که در ابتدا به‌نظر می‌رسد. باید هنر گوش‌دادن فعالانه را تمرین کنید، افراد بیشتری را بشناسید، دست کمک به سوی دیگران دراز کنید، لبخند بزنید و سخاوتمند باشید. سعی کنید از این طریق جوی مثبت در محل کار ایجاد کنید. بیشتر بر جنبه‌های مثبت و دستاوردهای خود تمرکز کنید تا بر جنبه‌های منفی. مثبت‌اندیشی اعتماد به نفس شما را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند برای رسیدن به اهداف خود انگیزه‌ی بیشتری داشته باشید.
البته مثبت‌اندیشی نیاز به تمرین زیادی دارد. باید صبور باشید و با تمرین مثبت‌اندیشی سعی کنید استرس را تا حد ممکن از خود دور نگه دارید. به‌زودی می‌بینید که همه‌چیز با مثبت‌اندیشی بهتر می‌شود، حتی به‌مرور در مواجهه با کارکنان خود دیگر آن‌قدرها دچار استرس نخواهید شد.
مطالب مرتبط:
مزایای خدمات میان‌وعده غذایی در محل کار
افزایش بهره‌وری با میان‌وعده‌های غذایی